Patientenkommunikation

Termine erinnern, Rückfragen beantworten, Unterlagen nachfordern: Patientenkommunikation kostet jeden Tag Zeit, ohne medizinisch anspruchsvoll zu sein.

Terminerinnerungen, die Klarvus selbst verschickt

Klarvus liest die anstehenden Termine aus dem Kalender Ihres Praxisverwaltungssystems und erinnert Patienten per E-Mail an ihren Termin. Sie legen bis zu drei Vorlaufzeiten fest.

Die Erinnerungen gehen aus einem Postfach Ihrer Praxis hinaus. Sie enthalten die Anrede, Datum und Uhrzeit des Termins sowie Name, Anschrift und Kontakt der Praxis. Terminart, Behandlung und Befunde stehen nicht darin. Der Text entsteht aus einer festen Vorlage, ohne Sprachmodell. Erinnerungen, deren Zeitpunkt vor der Aktivierung lag, holt Klarvus nicht nach.

Wann keine Erinnerung rausgeht

Vor jedem Versand prüft Klarvus unter anderem:

• Die Einwilligung des Patienten ist in Klarvus dokumentiert und stimmt mit dem Stand im PVS überein.
• In der Patientenakte steht genau eine private E-Mail-Adresse.
• Die Terminart erlaubt Nachrichten an Patienten.
• Der Kalender des Termins ist in Klarvus zugeordnet.

Fehlt eine dieser Voraussetzungen, bleibt die Erinnerung aus. Kommt eine E-Mail dauerhaft als unzustellbar zurück, sperrt Klarvus die Adresse für weitere Erinnerungen und legt einer MFA aus Ihrem Team eine Aufgabe zur Prüfung an. Versand, Zustellfehler und eine wegen der Einwilligung zurückgehaltene Nachricht stehen im Audit-Log.

Antworten auf Patientennachrichten

Zu eingehenden Nachrichten liegt im Posteingang ein Antwortvorschlag bereit. Für welche Kategorien Klarvus Vorschläge erstellt, legen Sie in den Posteingangsregeln fest. Zum Vorschlag gehören eine kurze Zusammenfassung des Anliegens, der Antwortentwurf und bis zu drei nächste Schritte für die MFA, etwa „Rezept ausstellen“. Die Vorgaben für den Entwurf schließen medizinischen Rat und Diagnosen aus. Ihre Textbausteine stehen im Antworteditor zur Auswahl. Signatur und Praxisdaten ergänzt Klarvus beim Versand.

Antworten gehen erst nach Freigabe raus. Jede Antwort auf eine Patientennachricht geht durch die Hand einer MFA, die bestätigt, anpasst oder verwirft. Ein Antwortvorschlag allein versendet keine Nachricht. Was Ihre Praxis inhaltlich nach außen schreibt, bleibt damit unter Ihrer Kontrolle: Klarvus schreibt den Entwurf, Ihr Team entscheidet.

Anbindung an Ihr PVS

Terminerinnerungen brauchen einen Praxiskalender, den Klarvus lesen kann. Das ist mit Doc Cirrus inSuite der Fall. Mit T2med liest Klarvus keinen Kalender, Terminerinnerungen stehen dort deshalb nicht zur Verfügung. Antwortvorschläge im Posteingang arbeiten mit beiden Systemen und auch ohne Anbindung.

Datenschutz

Antwortvorschläge formuliert ein Sprachmodell. Im On-Premise-Modell läuft es auf dem Server in Ihrer Praxis. Im Hybrid-Modell bleiben Anwendung und Patientendaten in der Praxis. Die KI-Verarbeitung läuft dann bei IONOS AI Model Hub und STACKIT AI Model Serving in Deutschland, verschlüsselt übertragen und nicht pseudonymisiert. Laut Anbieterangaben werden die Eingaben dort nicht dauerhaft gespeichert. Im Cloud-Modell liegen zusätzlich Anwendung und Daten in einem Rechenzentrum in Deutschland. Die Datenwege beschreibt die Seite Betriebsmodelle. Wie Klarvus Abläufe darüber hinaus automatisiert, zeigt die Seite Automationen.