KI in der Arztpraxis im Überblick

KI-Anwendungen für Praxen setzen an Arbeitsschritten an, die sich täglich wiederholen und aus Text oder Sprache bestehen.

Posteingang aus E-Mail, Fax und Anrufbeantworter

Anliegen erreichen eine Praxis über mehrere Kanäle. Befunde kommen etwa per Fax, Rückrufbitten über den Anrufbeantworter. Eine KI kann diese Eingänge in einer Liste zusammenführen und Faxe sowie Sprachnachrichten als Text auslesen. Jeden Eingang ordnet sie einer Kategorie wie Rezept, Termin oder Befund zu. Für Antworten an Patienten erzeugt sie einen Entwurf, den eine MFA prüft und freigibt.

Die Kategorie beschreibt die Art eines Eingangs. Ob ein Befund dringlich ist, bewertet weiterhin Ihr Praxisteam. Bei Klarvus hinterlegen Sie eigene Kategorien und Regeln in den Einstellungen oder im Chat mit Lumen. Korrigiert Ihr Team eine Kategorie, übernehmen weitere Nachrichten im selben E-Mail-Verlauf die korrigierte Kategorie. Für wiederkehrende Fälle legen Sie eine Regel an. In der Entwicklungspraxis hat Klarvus seit Mai 2026 mehr als 7.500 Eingänge klassifiziert. Details beschreibt die Seite zum Posteingang. Grenzen der Sortierung und die Freigabe im Alltag behandelt der Beitrag Praxis-Posteingang mit KI.

Dokumentation und Diktat

Spracherkennung wandelt Diktate und aufgezeichnete Gespräche in Text um. Ein KI-Modell erstellt daraus einen strukturierten Entwurf, etwa einen Arztbrief oder eine Konsultationsnotiz. Vor der Aufnahme eines Gesprächs klären Sie die Einwilligung des Patienten. Der Entwurf geht erst nach ärztlicher Prüfung in die Akte.

Klarvus bietet Vorlagen für Arztbrief, Konsultation und Freitext und berücksichtigt eigene Fachbegriffe. Nach der Freigabe verwirft Klarvus den Audio-Puffer, übrig bleibt der Text. Diagnosen oder Therapien schlägt Klarvus nicht vor. Mehr dazu unter Diktat und Gesprächsaufnahme. Welche Fehler Sie im Entwurf prüfen sollten, beschreibt der Beitrag Diktat und Reinschrift.

Telefon und Terminvergabe

Am Telefon gibt es zwei Ansätze. KI-Telefonassistenten nehmen Anrufe im Dialog an und buchen je nach Angebot Termine; Doctolib und 321 MED nennen solche Funktionen in ihren Herstellerangaben. Andere Werkzeuge verarbeiten Nachrichten auf dem Anrufbeantworter. Die Sprachnachricht wird verschriftlicht und erscheint als Anliegen im Posteingang.

Klarvus gehört zur zweiten Gruppe; ein dialogführender Telefonassistent ist nicht zugesagt. Terminerinnerungen an Patienten verschickt Klarvus selbst, Antworten auf Patientennachrichten erst nach Freigabe durch Ihr Team. Die Regeln dafür beschreibt die Seite Patientenkommunikation. Sieben Anbieter mit ihren Herstellerangaben finden Sie unter KI-Telefonassistenten für Arztpraxen im Überblick.

Abrechnungsprüfung

Fehlende Dokumentation macht eine Leistung nicht abrechenbar. Unvollständige Dokumentation ist im Zweifel ein Regressrisiko. Eine KI kann vor der Abrechnung abgleichen, welche erbrachten Leistungen dokumentiert sind und wo Angaben fehlen.

Bei Klarvus ist das Ergebnis eine Liste von Hinweisen. Ihre MFA prüft sie und setzt die Ziffern. Klarvus zielt auf Vollständigkeit und Regresssicherheit. Die Abrechnungsprüfung befindet sich im Pilotbetrieb.

Praxisorganisation und Zeiterfassung

Auch die Personalverwaltung enthält wiederkehrende Textarbeit. Krankmeldungen per E-Mail lassen sich automatisch erkennen und der zuständigen Person zur Bestätigung vorlegen. Die Zeiterfassung selbst arbeitet mit hinterlegten Regeln.

In der Zeiterfassung von Klarvus stempelt Ihr Team im Browser. Pausen und Höchstarbeitszeit prüft das System nach dem Arbeitszeitgesetz, der Monatsexport für den Steuerberater läuft über DATEV.

KI-Modelle erzeugen Text nach Wahrscheinlichkeiten. Ein Entwurf kann deshalb Angaben enthalten, die im Ausgangsmaterial fehlen, oder einen Fachbegriff falsch wiedergeben.

Rein administrative Schritte führt Klarvus vollständig aus, etwa das Einsortieren der Post oder den Versand einer Terminerinnerung. Bei medizinischem Inhalt erzeugt Klarvus einen Vorschlag, den ein Mensch bestätigt, bearbeitet oder verwirft. Das betrifft Antworten an Patienten, Inhalte für die Akte und Hinweise zur Abrechnung.

Klarvus kennzeichnet KI-Vorschläge im Arbeitsablauf und protokolliert, wer wann was freigegeben hat. Fragen Sie jeden Anbieter, welche Schritte ohne Freigabe laufen.

Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO

Gesundheitsdaten gehören nach Art. 9 DSGVO zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten. Für Verarbeitungen im Rahmen der Gesundheitsversorgung kommt Art. 9 Abs. 2 lit. h in Verbindung mit Abs. 3 DSGVO und § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG in Betracht. Die Rechtsgrundlage bestimmt Ihre Praxis als Verantwortliche.

Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO

Verarbeitet ein Dienstleister Patientendaten im Auftrag der Praxis, ist Art. 28 DSGVO relevant. Dazu gehören die vertraglichen Regelungen und die Auswahl eines Dienstleisters mit geeigneten Garantien. Bindet der Dienstleister für die KI-Verarbeitung ein Rechenzentrum ein, ist dessen Betreiber in der Regel Unterauftragsverarbeiter. Dafür gelten die Vorgaben aus Art. 28 Abs. 2 und 4 DSGVO. Für Ihr Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO liefert Klarvus eine vorausgefüllte Vorlage.

Schweigepflicht nach § 203 StGB

Die ärztliche Schweigepflicht gilt auch beim Einsatz von KI. § 203 StGB schützt anvertraute oder beruflich bekannt gewordene Geheimnisse, etwa Befunde im Posteingang oder Inhalte eines Patientengesprächs. Nach § 203 Abs. 3 StGB dürfen Berufsgeheimnisträger Geheimnisse gegenüber sonstigen mitwirkenden Personen offenbaren, soweit dies für die Inanspruchnahme ihrer Tätigkeit erforderlich ist. Dazu können IT-Dienstleister gehören.

§ 203 Abs. 4 StGB bestraft auch mitwirkende Personen, die ein Geheimnis unbefugt offenbaren. Nach Satz 2 Nr. 1 macht sich außerdem der Berufsgeheimnisträger strafbar, wenn er nicht dafür gesorgt hat, dass eine mitwirkende Person zur Geheimhaltung verpflichtet wurde, und diese ein Geheimnis unbefugt offenbart. Konkrete Prüffragen enthält unser Artikel Schweigepflicht und KI in der Arztpraxis.

Pseudonymisierte Daten bleiben personenbezogen

Pseudonymisierung ersetzt Namen und Kennungen durch Platzhalter. Lassen sich die Daten mit zusätzlichen Informationen wieder einer Person zuordnen, bleiben sie personenbezogen. Auch Angaben im Freitext können eine Person erkennbar machen. Der Europäische Datenschutzausschuss beschreibt die Voraussetzungen der Pseudonymisierung in eigenen Leitlinien. Prüfen Sie bei jedem Anbieter, in welcher Form Inhalte die Praxis verlassen.

Die KI-Verordnung der Europäischen Union ist seit dem 1. August 2024 in Kraft und gilt gestaffelt. Seit dem 2. Februar 2025 gelten die Verbote bestimmter KI-Praktiken. Weitere Pflichten, etwa für Hochrisiko-Systeme, gelten zu späteren Stichtagen. Was davon Ihre Praxis als Betreiber trifft, hängt vom konkreten Einsatz ab. Die Einordnung nehmen Sie als Praxis vor, gegebenenfalls mit Ihrem Datenschutzbeauftragten oder Ihrer Rechtsberatung.

Klarvus hat keine diagnostische oder therapeutische Zweckbestimmung, kennzeichnet KI-Vorschläge und protokolliert jede Freigabe. Die Angaben für Ihre Einordnung liefert Klarvus. Die Seite Sicherheit beschreibt die Umsetzung. Prüfpunkte für Ihre Praxis enthält der Beitrag EU-KI-Verordnung für Arztpraxen.

Wo eine KI-Software rechnet, bestimmt den Weg der Patientendaten. Für den Betrieb gibt es drei Modelle. Sie unterscheiden sich darin, wo Hardware steht und was bei einem Internet-Ausfall geschieht.

Lokal (On-Premise)

Software, Daten und KI-Modell laufen auf einem Server in der Praxis. Patientendaten verlassen die Praxis für die KI-Verarbeitung nicht. Bei einem Internet-Ausfall arbeitet die Software weiter. Der Server braucht einen Platz in der Praxis, und seine Hardware begrenzt die verfügbare Rechenleistung.

Hybrid

App und Daten bleiben in der Praxis, das KI-Modell läuft in einem Rechenzentrum. In der Praxis steht weiterhin ein Server, die Rechenlast des KI-Modells trägt das Rechenzentrum. Inhalte für die KI-Verarbeitung verlassen dafür die Praxis. Fällt das Internet aus, bleibt die App bei Klarvus erreichbar, die KI-Funktionen pausieren.

Cloud

Die gesamte Software läuft in Rechenzentren. In der Praxis genügt ein Browser, ein eigener Server entfällt. Ohne Internetverbindung ist die Software nicht erreichbar.

Die drei Modelle bei Klarvus

Ihre Daten bleiben in Deutschland. Sie entscheiden, ob sie Ihre Praxis verlassen. Klarvus bietet alle drei Modelle mit demselben Funktionsumfang an.

Ohne Anbindung an das Praxisverwaltungssystem überträgt Ihr Team Ergebnisse von Hand, etwa einen freigegebenen Arztbrief in die Akte. Mit Anbindung ordnet die Software Eingänge dem richtigen Patienten zu und legt freigegebene Inhalte direkt ab. Ob eine Software angebunden werden kann, hängt von den Schnittstellen des jeweiligen Systems ab.

Klarvus legt sich als Schicht über das Praxisverwaltungssystem; das PVS bleibt die führende Akte. Die Anbindung an Doc Cirrus inSuite ist produktiv und seit Anfang 2026 täglich im Einsatz: Patientenzuordnung, Ablage in die Akte und Kalender. T2med bindet Klarvus über die offizielle Schnittstelle an; die Zuordnung läuft über die Patientennummer, die Ablage in die Akte erfolgt nach Freigabe. Posteingang, Diktat und Zeiterfassung arbeiten auch ohne Anbindung. Den Stand für weitere Systeme finden Sie unter PVS-Anbindung.

Anbieter von KI-Software für Praxen rechnen nach unterschiedlichen Paketen, Laufzeiten und Verbrauchseinheiten ab. Ein belastbarer Preisvergleich braucht deshalb identische Anforderungen, beim Telefon zum Beispiel dasselbe erwartete Anrufvolumen. On-Premise- und Hybrid-Betrieb brauchen zusätzlich einen Server in der Praxis.

Zum Preis kommt Arbeitszeit. Einrichtung und Eingewöhnung fallen einmalig an, ebenso die Abstimmung mit Ihrem Datenschutzbeauftragten. Die Prüfung der KI-Vorschläge gehört danach zum täglichen Ablauf.

Bei Klarvus ist die technische Einrichtung an einem Tag erledigt. Bis das Team routiniert arbeitet, rechnen wir mit zwei bis vier Wochen, abhängig davon, wie viele Module Sie gleichzeitig starten. Meist beginnt eine Praxis mit dem Posteingang. Klarvus wird nach Betriebsmodell bepreist; die Konditionen nennen wir im Erstgespräch. Die Aufnahme läuft derzeit über ein geschlossenes Pilotprogramm.

Diese Fragen machen Unterschiede zwischen Anbietern sichtbar.

1. Welche Arbeitsschritte führt die Software ohne Freigabe aus, und wo entsteht ein Vorschlag zur Prüfung?
2. Wo rechnet das KI-Modell, und welche Inhalte verlassen dafür die Praxis?
3. Welche Unternehmen verarbeiten die Daten, in welchem Land, und liegt ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO vor?
4. Wie regelt der Anbieter die Geheimhaltung nach § 203 StGB für Personal, das Zugang zu Ihrem System erhält?
5. Speichern der Anbieter oder seine Dienstleister Eingaben, und wenn ja, wie lange?
6. Was passiert bei einem Internet-Ausfall?
7. An welches Praxisverwaltungssystem ist die Software angebunden, und was liest oder schreibt sie dort?
8. Welche Angaben liefert der Anbieter für die Einordnung nach der EU-KI-Verordnung und für Ihr Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten?
9. Wie lange dauern Einrichtung und Eingewöhnung, und wer begleitet sie?
10. Wie exportieren Sie Ihre Daten, wenn Sie den Anbieter wechseln?

Antworten zu Klarvus auf viele dieser Fragen finden Sie in den häufigen Fragen. Klarvus im direkten Vergleich mit anderer Praxissoftware zeigt die Seite Klarvus im Vergleich.

Klarvus ist eine KI-Praxisautomation für deutsche Arztpraxen. Die Software sortiert den Posteingang aus E-Mail, Fax und Anrufbeantworter und schreibt Diktate und Gespräche als Reinschrift. Entwickelt wird Klarvus von einem niedergelassenen Onkologen und seinem Sohn. In einer onkologischen Schwerpunktpraxis ist Klarvus seit Anfang 2026 täglich im Einsatz.

Wenn Sie einen Telefonassistenten suchen, der Anrufe im Dialog bedient, deckt Klarvus diesen Bedarf nicht ab. Die Abrechnungsprüfung befindet sich im Pilotbetrieb. Einen Überblick über das Produkt gibt die Seite Was ist Klarvus.