KI-Posteingang für Ihre Arztpraxis

Klarvus bündelt E-Mail, Fax und Anrufbeantworter im Posteingang Ihrer Arztpraxis. Die KI sortiert eingehende Nachrichten nach Kategorien wie Rezept, Termin oder Befund. Ihr Team bearbeitet die Anliegen in derselben Oberfläche. Antworten an Patienten werden erst nach Freigabe versendet.

Vom Fax bis zur bearbeiteten Anfrage

1. Eingänge zusammenführen

Ein Befund kommt per Fax, eine Terminfrage per E-Mail und eine Rückrufbitte über den Anrufbeantworter. Die angebundenen Kanäle erscheinen in einem gemeinsamen Posteingang. Mit Filtern nach Quelle und Status grenzt Ihr Team die Ansicht ein.

2. Nach Anliegen sortieren

Klarvus klassifiziert die eingehende Post automatisch. Neben den vorhandenen Kategorien können Sie eigene Kategorien und Regeln hinterlegen. Das geht in den Einstellungen oder im Lumen-Chat. Korrigiert Ihr Team eine Kategorie, übernehmen weitere Nachrichten im selben E-Mail-Verlauf die korrigierte Kategorie. Für wiederkehrende Fälle legen Sie eine Regel an.

Die Kategorie „Befund“ beschreibt die Art des Eingangs. Die medizinische Bewertung und die Einschätzung der Dringlichkeit bleiben Aufgabe Ihres Praxisteams.

3. Patienten zuordnen und Inhalt prüfen

Bei angebundenem Praxisverwaltungssystem unterstützt Klarvus die Zuordnung zur Patientenakte. Doc Cirrus inSuite und T2med haben eigene Anbindungen. Welche Daten ausgetauscht werden, steht auf der Seite PVS-Anbindung.

Prüfen Sie bei unvollständigen Angaben, ob der Eingang zur angezeigten Person gehört. Ein schwer lesbares Fax oder eine Nachricht ohne ausreichende Patientendaten braucht eine Klärung durch Ihr Team. Medizinische Inhalte werden erst nach Bestätigung in die Akte übernommen.

4. Antworten freigeben

Klarvus formuliert einen Antwortvorschlag. Ihre MFA prüft ihn, passt ihn bei Bedarf an und gibt ihn zum Versand frei. Welche Nachrichten automatisch versendet werden und welche eine Bestätigung brauchen, erläutert die Seite Patientenkommunikation.

Ein Beispiel aus der Anmeldung

Eine Patientin fragt per E-Mail nach einem Folgerezept. Klarvus ordnet die Nachricht der Kategorie „Rezept“ zu. Ihr Team prüft die Anfrage und klärt die Verordnung mit dem zuständigen Arzt. Anschließend prüft die MFA den Antwortentwurf und versendet die freigegebene Nachricht.

Die automatische Sortierung nimmt dem Team einen Arbeitsschritt ab. Die Entscheidung über die Verordnung trifft der Arzt. Dasselbe Prinzip gilt beim Befundeingang: Die Zuordnung zur Kategorie ersetzt keine ärztliche Sichtung.

Den Posteingang an Ihre Praxis anpassen

Beginnen Sie mit einem häufigen Anliegen, etwa Terminfragen. Legen Sie fest, wer diese Eingänge bearbeitet und wann eine ärztliche Rückfrage nötig ist. Prüfen Sie beim Testen auch unvollständige Nachrichten und schlecht lesbare Dokumente.

Vergleichen Sie die Bearbeitung mit Ihrem bisherigen Ablauf: Wie oft muss eine Kategorie korrigiert werden? Wie viel Nacharbeit brauchen Antwortentwürfe? Wie lange bleibt ein Eingang unbearbeitet? Diese Beobachtungen zeigen, welche Regeln Sie anpassen sollten.

In der Entwicklungspraxis hat Klarvus seit Mai 2026 mehr als 7.500 Eingänge klassifiziert. Diese Zahl beschreibt das verarbeitete Volumen. Die Entlastung Ihrer Praxis hängt von den eingehenden Anliegen und Ihren Abläufen ab.

Verarbeitung in der Praxis oder in Deutschland

Klarvus bietet On-Premise, Hybrid und deutsche Cloud. Im On-Premise-Modell läuft die KI-Verarbeitung auf Ihrem Praxisserver. Im Hybrid-Modell übernehmen IONOS und STACKIT die KI-Verarbeitung in Deutschland; die Inhalte werden dafür verschlüsselt, aber nicht pseudonymisiert übertragen. Beim Cloud-Modell läuft zusätzlich die Anwendung in Deutschland in der Cloud.

Die Betriebsmodelle beschreiben die Datenwege. Für die Auswahl eines Dienstleisters finden Sie im Beitrag zu Schweigepflicht und KI konkrete Prüffragen.